Las secretarias son, en la mayor parte de las
ocasiones, las primeras personas que reciben a los clientes o
invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo
que puede ser la empresa.
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lunes, 23 de abril de 2012
REGLAS DE UNA SECTERTARIA
Eficiente, discreta y respetuosa.
Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.
Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.
Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.
Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiado personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.
Las comidas con el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.
Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.
REGLAS DE ORO DE UNA BUENA SECRETARIA
1-
Honestidad y ética.
Como una vía de comunicación entre los máximos responsables de la empresa, usted tendrá acceso a documentos confidenciales.
2- Espíritu de servicio.Como secretaria, usted ha sido contratada para "echar una mano" y aliviar el trabajo de sus superiores. Por ello, deberá intentar ser útil en todo momento.
3- Capacidad de escuchar y de comunicar.Encerrados en sus despachos, los responsables de las empresas no suelen tener tiempo para conectar con las inquietudes de quienes les rodean. El "brazo derecho" se convierte entonces en "todo oídos", en una especie de buzón de sugerencias que recoge las quejas del personal
o de los clientes, para, con tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.
4- Iniciativa.¿Puede haber algo más irritante que ver a su persona de confianza cruzada de
brazos, a la espera de instrucciones?
Como una vía de comunicación entre los máximos responsables de la empresa, usted tendrá acceso a documentos confidenciales.
2- Espíritu de servicio.Como secretaria, usted ha sido contratada para "echar una mano" y aliviar el trabajo de sus superiores. Por ello, deberá intentar ser útil en todo momento.
3- Capacidad de escuchar y de comunicar.Encerrados en sus despachos, los responsables de las empresas no suelen tener tiempo para conectar con las inquietudes de quienes les rodean. El "brazo derecho" se convierte entonces en "todo oídos", en una especie de buzón de sugerencias que recoge las quejas del personal
o de los clientes, para, con tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.
4- Iniciativa.¿Puede haber algo más irritante que ver a su persona de confianza cruzada de
brazos, a la espera de instrucciones?
NUEVAS REGLAS
5-
Tranquilidad y paciencia.
Sin duda alguna, cuando su superior esté abrumado de trabajo, descargará su tensión con quien tenga más cerca.
Nada más abrir la puerta de su despacho, se encontrará con usted, que recibirá toda su furia. Debe asumirlo y saber mantener la calma.
6- Sentido del humor.La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un buen chiste.
7- Discreción.Si, generalmente, la murmuración "mata" el ambiente de compañerismo en el que se debe trabajar, esto resulta aún más grave en el caso del asistente del jefe.
A medio camino entre la dirección y los empleados, sus críticas pueden resultar letales.
8- Disponibilidad.Su jefe puede necesitarla en cualquier momento del día.
Si se hace imprescindible (lo que es frecuente) la empresa no podrá seguir adelante sin su ayuda, por lo que se le exigirá una total flexibilidad y capacidad de adaptación.
En cualquier caso, la disponibilidad depende del nivel profesional o de las responsabilidades, y su sueldo se adaptará en consecuencia.
9- Capacidad de aguante.Suele ser común que usted "corra" para realizar un trabajo "extremadamente" urgente, y luego, tras emplear horas extraordinarias, el informe duerma durante semanas en el despacho de sus superiores.
10- Rapidez.Aunque le hagan faenas como la descrita, puede ser que, efectivamente, los informes sean realmente necesarios para una operación de última hora.
Más vale prevenir...
Sin duda alguna, cuando su superior esté abrumado de trabajo, descargará su tensión con quien tenga más cerca.
Nada más abrir la puerta de su despacho, se encontrará con usted, que recibirá toda su furia. Debe asumirlo y saber mantener la calma.
6- Sentido del humor.La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un buen chiste.
7- Discreción.Si, generalmente, la murmuración "mata" el ambiente de compañerismo en el que se debe trabajar, esto resulta aún más grave en el caso del asistente del jefe.
A medio camino entre la dirección y los empleados, sus críticas pueden resultar letales.
8- Disponibilidad.Su jefe puede necesitarla en cualquier momento del día.
Si se hace imprescindible (lo que es frecuente) la empresa no podrá seguir adelante sin su ayuda, por lo que se le exigirá una total flexibilidad y capacidad de adaptación.
En cualquier caso, la disponibilidad depende del nivel profesional o de las responsabilidades, y su sueldo se adaptará en consecuencia.
9- Capacidad de aguante.Suele ser común que usted "corra" para realizar un trabajo "extremadamente" urgente, y luego, tras emplear horas extraordinarias, el informe duerma durante semanas en el despacho de sus superiores.
10- Rapidez.Aunque le hagan faenas como la descrita, puede ser que, efectivamente, los informes sean realmente necesarios para una operación de última hora.
Más vale prevenir...
PUNTOS A TENER EN CUENTA
Al
estornudar, se debe proteger la boca con un pañuelo
En un
evento social se debe usar pañuelos blancos y de géneros.
La
vestimenta apropiada para un cóctel es una atenida sencilla.
En una
oficina en encargado y/o profesional debe levantarse para recibir o
despedir a sus clientes o visitas.
El
invitado educado llega con puntualidad y se retira a la hora
determinado o prudente.
El varón
es quien debe abrir puertas a su compañera o acompañante, ya sea
para entrar o salir.
Las
miradas furtivas al reloj, los ojos semi entonados o el bostezo
apenas disimulado, son una falta de educación, igual para el dueño
de casa, como para el invitado.
NORMAS DE CORTESIA EN LA MESA
Con el cuidado que ponga una persona en la mesa, se revela el
grado de educación de una persona.
De la educación que se tenga en él hogar depende la conducta que
se tenga en el futuro.
Lávese las manos antes de cada comida.
El plato del pan se ubica a la izquierda.
Las copas o vasos se ponen a la derecha.
No se deben apoyar los codos sobre la mesa.
Se sirve por la izquierda y se retira por la derecha.
La servilleta se usa antes y después de beber agua y al final de
la comida.
Nunca debe llevarse el cuchillo a la boca.
Evítese comer con demasiada prisa o con demasiada lentitud.
Es impropio oler, soplar las comidas o bebidas, lo mismo que
hacer ruidos al ingerir estos alimentos.
Al terminar, los cubiertos de dejan sobre el plato, en forma
diagonal, con los mangos hacia el comensal.
Los platos usados se retiran uno a uno, nunca se amontonan.
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