INTRODUCCION

Las secretarias son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que reciben a los clientes o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa.

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REGLAS DE UNA SECTERTARIA

• Eficiente, discreta y respetuosa.

• Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.

• Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.

• Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.

• Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiado personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.

• Las comidas con el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.

• Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.

REGLAS DE ORO DE UNA BUENA SECRETARIA

1- Honestidad y ética.
Como una vía de comunicación entre los máximos responsables de la empresa, usted tendrá acceso a documentos confidenciales.
2- Espíritu de servicio.Como secretaria, usted ha sido contratada para "echar una mano" y aliviar el trabajo de sus superiores. Por ello, deberá intentar ser útil en todo momento.
3- Capacidad de escuchar y de comunicar.Encerrados en sus despachos, los responsables de las empresas no suelen tener tiempo para conectar con las inquietudes de quienes les rodean. El "brazo derecho" se convierte entonces en "todo oídos", en una especie de buzón de sugerencias que recoge las quejas del personal
o de los clientes, para, con tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.
4- Iniciativa.¿Puede haber algo más irritante que ver a su persona de confianza cruzada de
brazos, a la espera de instrucciones?

NUEVAS REGLAS

5- Tranquilidad y paciencia.
Sin duda alguna, cuando su superior esté abrumado de trabajo, descargará su tensión con quien tenga más cerca.
Nada más abrir la puerta de su despacho, se encontrará con usted, que recibirá toda su furia. Debe asumirlo y saber mantener la calma.
6- Sentido del humor.La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un buen chiste.
7- Discreción.Si, generalmente, la murmuración "mata" el ambiente de compañerismo en el que se debe trabajar, esto resulta aún más grave en el caso del asistente del jefe.
A medio camino entre la dirección y los empleados, sus críticas pueden resultar letales.
8- Disponibilidad.Su jefe puede necesitarla en cualquier momento del día.
Si se hace imprescindible (lo que es frecuente) la empresa no podrá seguir adelante sin su ayuda, por lo que se le exigirá una total flexibilidad y capacidad de adaptación.
En cualquier caso, la disponibilidad depende del nivel profesional o de las responsabilidades, y su sueldo se adaptará en consecuencia.
9- Capacidad de aguante.Suele ser común que usted "corra" para realizar un trabajo "extremadamente" urgente, y luego, tras emplear horas extraordinarias, el informe duerma durante semanas en el despacho de sus superiores.
10- Rapidez.Aunque le hagan faenas como la descrita, puede ser que, efectivamente, los informes sean realmente necesarios para una operación de última hora.
Más vale prevenir...

PUNTOS A TENER EN CUENTA

  Al estornudar, se debe proteger la boca con un pañuelo

  En un evento social se debe usar pañuelos blancos y de géneros.     

  La vestimenta apropiada para un cóctel es una atenida sencilla.

 En una oficina en encargado y/o profesional debe levantarse para recibir o despedir a sus clientes o visitas.

 El invitado educado llega con puntualidad y se retira a la hora determinado o prudente.

 El varón es quien debe abrir puertas a su compañera o acompañante, ya sea para entrar o salir.

Las miradas furtivas al reloj, los ojos semi entonados o el bostezo apenas disimulado, son una falta de educación, igual para el dueño de casa, como para el invitado.

 es importante

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NORMAS DE CORTESIA EN LA MESA

Con el cuidado que ponga una persona en la mesa, se revela el grado de educación de una persona.

De la educación que se tenga en él hogar depende la conducta que se tenga en el futuro.

Lávese las manos antes de cada comida.

El plato del pan se ubica a la izquierda.

Las copas o vasos se ponen a la derecha.

No se deben apoyar los codos sobre la mesa.

Se sirve por la izquierda y se retira por la derecha.

La servilleta se usa antes y después de beber agua y al final de la comida.

Nunca debe llevarse el cuchillo a la boca.

Evítese comer con demasiada prisa o con demasiada lentitud.

Es impropio oler, soplar las comidas o bebidas, lo mismo que hacer ruidos al ingerir estos alimentos.

Al terminar, los cubiertos de dejan sobre el plato, en forma diagonal, con los mangos hacia el comensal.

Los platos usados se retiran uno a uno, nunca se amontonan.

PRESENTACIONES Y ASISTENCIA EN ACTOS SOCIALES

Ayuda mucho a conocer los principales aspectos de estas actividades pues cualquier persona se mantiene tranquila al no tener la preocupación de cometer errores y disfrutará la permanencia en el lugar. Cada vez que tenga oportunidad practique las siguientes reglas:

La persona más joven es presentada a la mayor, la de menos jerarquía es presentada a la de más jerarquía.
Ser cortes es respetar al prójimo, el saludo con beso y el tú se reservarán exclusivamente para las amistades.

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COMPORTAMIENTO EN LA OFICINA

A la hora de comportarnos en la oficina, es necesario conocer algunos detalles a tener en cuenta en nuestro trato diario con los demás compañeros, jefes y subordinados.

PUNTOS A TENER EN CUENTA

         

• Puntualidad

Debe llegar puntual tanto a trabajar como a las distintas reuniones que pueda tener durante el día. Aún mucho más puntual debe ser si es usted el protagonista o parte principal de la exposición. No se admiten nada más que unos minutos de cortesía. Las reuniones suelen ir encadenadas, y esperar mucho tiempo supondría un retraso considerable en el resto de las citas o reuniones del día.

 Situación.

En una sala o despacho, el sitio de cabecera es el reservado para el jefe o directivo de mayor representación. El resto de sitios pueden adjudicarse en función de distintas razones que poco tengan que ver con una precedencia oficial, razones de efectividad e interés.

•  Caminar.

 Si camina junto a otras personas hay que evaluar el espacio disponible en el pasillo; no se puede ocupar todo el pasillo (aunque luego se haga con demasiada frecuencia). Si camina junto a una persona, la derecha es lugar de preferencia. Si caminan tres personas en paralelo, el del centro es quien cede el paso (en la entrada de una puerta, por ejemplo) primero al de su derecha y luego al de su izquierda.
 Bien sentados.

Cuando está sentado no debe cruzar las piernas y mucho menos quitarse los zapatos. Puede cruzar los pies, si lo desea. Tampoco sostenga su cabeza con la mano, como si le pesara. Debe sentarse derecho, pegado al respaldo de su silla; pegado, no recostado. Tampoco se esconden las manos debajo de la mesa.

NUEVAS REGLAS PARA PONER EN PRACTICA

4. Bien sentados.

Cuando está sentado no debe cruzar las piernas y mucho menos quitarse los zapatos. Puede cruzar los pies, si lo desea. Tampoco sostenga su cabeza con la mano, como si le pesara. Debe sentarse derecho, pegado al respaldo de su silla; pegado, no recostado. Tampoco se esconden las manos debajo de la mesa.

5. Gestos.

 Cuidado con los gestos como pasarse el dedo por el cuello de la camisa, aflojarse y apretarse el nudo de la corbata, jugar insistentemente con un bolígrafo, lapicero, clip, etc. puede molestar. Mover papeles constantemente, rascarse, meterse el dedo en la nariz, la oreja ... rascarse la cabeza, etc.

6. Ceder el paso.

Al entrar a una sala o despacho se cede el paso a la persona de mayor importancia, generalmente el jefe o algún ejecutivo de la empresa. Da lo mismo que quien les acompañe sea una secretaria, prima el cargo no el sexo. En el caso de salir de un despacho el último en salir es el ocupante o dueño del mismo. Se hace, generalmente, de forma inversa a como se ha entrado.

7. Presentaciones.

En el caso de las presentaciones, éstas se hacen de la misma manera que en otros ámbitos sociales: de menos a más. El de menor rango es presentado al de mayor rango.

8. Respeto.

Los turnos para hablar o preguntar se deben respetar. No se habla todos a la vez. No se grita o vocea. No se dicen tacos, palabras malsonantes o groserías. No se lanzan objetos o se amenaza físicamente (mucho menos llegar a los empujones o agarrones). Ante todo hay que respetar a los demás y a sus ideas.

DESENVOLVIMIENTO EN EL AREA LABORAL.

La cortesía es fundamental en nuestras vidas, pero cuando llegamos al área laboral se hará absolutamente indispensable. Existen ciertas diferencias entre el comportamiento social y el que se utilizará en el trabajo. Esto no quiere decir que el trato hacia los subordinados sea menos cortés, sino que es diferente. En pocas palabras, la cortesía se colocará en el tono de la voz, en las actitudes hacia quienes nos rodean, más que en las fórmulas clásicas.
No olvidemos que es necesario pedir o decir: “Permiso” para entrar o retirarnos de algún lugar o de alguna reunión.

Podemos estar bien calificados o tener un currículum que avale nuestra experiencia laboral, pero si no tenemos buenas relaciones en el trabajo, no servirá de mucho.
Pasamos la mayor parte del día en el trabajo, por lo que la etiqueta en el trabajo puede limar muchas asperezas y es imprescindible si quiere crear y mantener un grato ambiente laboral y una imagen positiva frente a sus superiores, sus clientes o colegas.
Se debe establecer una serie de protocolos de actuación en lo que a las relaciones se refiere para tratar de no invadir el ámbito privado de ninguna persona de la empresa.

VISITAS EN EL TRABAJO

Ser civilizado no cuesta mucho, pero no serlo puede resultar de alto costo para su empresa.
Invariablemente, nos hemos visto en la necesidad de acudir a la oficina de alguien o de recibir en la nuestra. Qué cierta es la célebre frase de Francisco de Quevedo “te reciben según te presentas, te despiden según te comportas”.
Siempre que se ingresa a una oficina, lo correcto es saludar a quienes se encuentren en ella. Esta regla rige para todas las personas, desde el portero hasta el gerente general.
La forma de comportarse en la oficina de otra persona no es diferente de la forma de comportarse cuando estamos de visita en una casa. Si es usted quien va a otra oficina es el “invitado”. Si es usted quien llama a alguien a su oficina es el “dueño de casa”.
Así es que como invitado no debe hacer visitas sorpresa; tampoco debe “tomarse” el escritorio de la otra persona y llenarlo de papeles o poner sobre el su cartera o maletín o exigir conexión para su computador portátil. Independiente de la jerarquía existente, tome asiento después que su anfitrión se lo indique, y si este no lo hace, pregúntele amablemente si puede sentarse. Es de muy mal gusto permanecer más tiempo que el estimado inicialmente para la reunión; si quedan temas pendientes, lo lógico es fijar una nueva. Es bastante cómodo llevar o enviar previamente por correo electrónico una Pauta de Reunión con los puntos a tratar. Sea puntual, aunque se trate de visitas a otro departamento de la misma empresa.

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CORTESIA

La cantidad de mujeres que trabajan, también ha modificado algunas de las tradicionales reglas de urbanidad. Un hombre que, socialmente, se levantaría de su asiento cada vez que una señora entrara a la habitación donde él está, no lo hará cada vez que su socia, secretaria o demás colaboradoras lo hagan.
 En una palabra, las mujeres que trabajan serán tratadas con la misma cortesía con la que un señor trata a sus colegas hombres.

Dentro de las empresas, se puede notar una diferencia básica con los medios sociales: un gran respeto por las jerarquías. 

Las relaciones entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores. Los rangos estarán claramente diferenciados, siendo fundamental que cada persona conozca su posición y la haga respetar.

Algo muy importante: debido al rol más activo que la mujer ha adquirido, se puede producir una inseguridad en el trato dentro del ámbito empresarial.

FORMALIDAD

El grado de formalidad en el comportamiento y el vestido dependerá del área de la que se ocupa la empresa, o en la que se mueven las personas. Por ejemplo: un artista plástico se vestirá y actuará de una manera mas informal que un ejecutivo de una empresa tradicional; los periodistas; quienes trabajan en distintas áreas de la moda; el personal de agencias de publicidad; casi todos estos se mueven con mas libertad dentro de las convenciones que los miembros de la administración pública, de bancos o de empresas que desarrollan sus actividades en campos más conservadores. También influirá en la actitud general de un funcionario, el eventual contacto con público y clientes, y sobre todo lo hará la política interna de la empresa. Generalmente son los directores de éstas quienes marcan el estilo de la vestimenta. Lo ideal será que al incorporarnos a un nuevo trabajo,observemos cuidadosamente la actitud general, y nos adaptemos a ella.
También será muy importante que, además de seguir las convenciones sociales tradicionales, seamos naturales y controlados, que sepamos improvisar para resolver situaciones imprevistas.
Otro punto importante dentro de la convivencia laboral será el buen humor, el saber sonreír y utilizar un tono agradable de voz. Será mucho más fácil lograr un buen rendimiento de nuestros colaboradores si los tratamos gentilmente, si tenemos en consideración cada personalidad y actuamos de acuerdo con ello.
.ES INTEREhttp://www.rrppnet.com.ar/comportamientosocial.htm

COMO DEBE SER UNA SECRETARIA

La secretarias son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que reciben a los clientes o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa.
Según el conocido autor, Manuel Antonio Carreño, una secretaria debe ser:
1. Eficiente, discreta y respetuosa.
2. Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.
3. Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.
4. Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.
5. Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiado personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.
6. Las comidas con el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.
7. Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.

IMAGEN FEMENINA

Un vestido negro, de líneas sencillas, puede ser considerado “un básico” para asistir a diversas reuniones. Los accesorios le darán un aspecto más “formal o más casual”.
- Los colores oscuros y monocromáticos tienden a adelgazar y estilizar la figura.
- Las faldas levemente entalladas hasta la rodilla sientan mejor que las plisadas o rectas.
- Los trajes que más favorecen: pantalones rectos y chaquetas sastre largas con hombreras discretas, levemente entalladas en la cintura en colores negro, azul, beige, gris o pasteles.
- Evitar las telas con adornos muy elaborados y colores muy estridentes durante el día.
- Los zapatos, la cartera y el cinturón, combinarán en color, tamaño y diseño con el resto de la indumentaria.

El calzado resulta un accesorio de fundamental importancia en la percepción del conjunto de la indumentaria. El taco más favorecedor para la postura, es el de cinco centímetros, aportando altura y equilibrio. Por más distinguido o elegante que resulte ser un modelo, si genera incomodidad se reflejará en la actitud, amén de que también hará los movimientos menos armoniosos y más torpes.
Las piernas se estilizan cuando se usan las medias y los zapatos en la misma tonalidad.

PROTOCOLO ANTE LA SOCIEDAD

El protocolo es un tema muy amplio , que abarca muchos conceptos y temas que no son fáciles de clasificar. En este apartado hemos querido incluir algunas generalidades sobre el mismo, como definiciones más extensas que las mostradas en el diccionario de protocolo, algo de historia y origen de algunos términos y en general material que pueda ser de utilidad y que tenga cierta relación con los temas tratados en la web.